Informativa sulla privacy

La presente Informativa sulla privacy spiega come Hostlio Pro, gestito da Loti Members LLC («noi»), raccoglie, usa e condivide dati personali quando visiti hostliopro.com, ti registri o usi il pannello, l’app mobile e le funzioni per gli ospiti di Hostlio Pro.

1. Il nostro ruolo

Per i dati dei nostri clienti (titolari e personale degli hotel) e dei visitatori del sito siamo titolare del trattamento. Per i dati degli ospiti che trattiamo per erogare il servizio a un hotel, il titolare è l’hotel e noi agiamo come responsabile del trattamento. Tale trattamento è disciplinato dal nostro Accordo sul trattamento dei dati (DPA). Gli ospiti che vogliono esercitare i propri diritti devono rivolgersi all’hotel; noi aiutiamo l’hotel a rispondere.

2. Dati che raccogliamo

• Dati dell’account: nome, email, telefono, nome dell’hotel, numero di camere, paese, valuta degli ospiti e fuso orario
• Dati di fatturazione: piano, periodo di fatturazione e stato del pagamento. I dati della carta sono raccolti e conservati da Stripe, mai da noi
• Dati dell’hotel: tipologie di camera, camere, tariffe, disponibilità, prenotazioni e impostazioni
• Dati degli ospiti trattati per gli hotel: nome, recapiti, dati della prenotazione e contenuto dei messaggi ricevuti su WhatsApp e nelle caselle OTA
• Dati del check-in online: dati e immagini del documento d’identità, data di nascita, nazionalità, accompagnatori e firma digitale, se l’hotel usa il check-in online. Li trattiamo come dati sensibili
• Dati di registrazione e sicurezza: indirizzo IP, email cifrata (hash) ed esito dei tentativi di registrazione, per prevenire frodi e abusi
• Origine di marketing: la prima campagna o pagina che ti ha portato sul sito (ad esempio parametri UTM e sito di provenienza), salvata nel browser e inviata con la registrazione
• Dati di utilizzo: come vengono usati il pannello e l’app, e log tecnici

3. Come usiamo i dati

• Erogare il servizio: sincronizzare i canali, mostrare le prenotazioni, inviare messaggi agli ospiti e gestire il check-in online
• Preparare e inviare risposte AI agli ospiti per conto dell’hotel
• Gestire l’abbonamento: prova gratuita, addebiti automatici alla fine della prova e a ogni rinnovo, fatture e limiti del piano come la quota mensile di messaggi AI
• Mantenere il servizio sicuro e prevenire frodi
• Misurare quali canali di marketing portano clienti
• Rispondere alle richieste di assistenza e inviare email di servizio e fatturazione
• Adempiere agli obblighi di legge

Non vendiamo dati personali né li condividiamo per pubblicità comportamentale. Il contenuto dei messaggi degli ospiti non è usato per il nostro marketing. Il nostro fornitore di AI tratta tale contenuto solo per generare risposte e, secondo le sue condizioni commerciali, non lo usa per addestrare i propri modelli.

4. Basi giuridiche (SEE, Regno Unito, Turchia)

Ci basiamo sull’esecuzione del contratto con te, sul nostro legittimo interesse (sicurezza, prevenzione delle frodi, miglioramento del servizio, misurazione del marketing), sull’adempimento di obblighi di legge e, ove necessario, sul tuo consenso. Per i dati degli ospiti la base giuridica è stabilita dall’hotel.

5. Con chi condividiamo i dati

Usiamo i sub-responsabili indicati sotto, ciascuno vincolato da un contratto che protegge i dati. Quando colleghi un canale di vendita (come Booking.com, Airbnb o Expedia), i dati sono scambiati con quel canale secondo le sue condizioni.

* Previsto: sarà aggiunto a questo elenco prima di trattare qualsiasi dato

Possiamo inoltre comunicare dati quando richiesto dalla legge o per tutelare i nostri diritti.

6. Trasferimenti internazionali

Abbiamo sede negli Stati Uniti e alcuni sub-responsabili trattano dati fuori dal SEE, dal Regno Unito e dalla Turchia. Ove necessario, i trasferimenti sono tutelati dalle Clausole contrattuali tipo della Commissione europea, dall’Addendum del Regno Unito o da altri strumenti legittimi.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Il contenuto dei messaggi degli ospiti viene anonimizzato alla scadenza del periodo impostato dall’hotel (predefinito: 60 giorni)
• I recapiti degli ospiti sono conservati per 90 giorni dopo la partenza, salvo cancellazione anticipata da parte dell’hotel
• I dati del check-in online sono conservati solo per il tempo necessario all’hotel per i propri obblighi di registrazione degli ospiti e, al più tardi, sono cancellati con l’account dell’hotel
• I dati dell’account e dell’hotel sono conservati finché l’account è attivo e cancellati entro 30 giorni da una richiesta di cancellazione verificata
• I dati di fatturazione sono conservati per il tempo richiesto dalla normativa fiscale e contabile
• I log di registrazione e sicurezza sono conservati per un periodo limitato a fini antifrode

8. Sicurezza

I dati sono cifrati in transito (TLS) e a riposo. L’accesso è limitato per ruolo e per hotel. Il nostro fornitore di database è certificato SOC 2 Type 2 e i pagamenti con carta sono gestiti da Stripe, fornitore PCI DSS Level 1. Maggiori dettagli nella pagina Sicurezza e dati.

9. I tuoi diritti

SEE e Regno Unito: puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità, e opporti al trattamento. Puoi anche proporre reclamo all’autorità di controllo.

California (CCPA/CPRA): puoi chiedere di conoscere, cancellare e correggere le tue informazioni personali. Non vendiamo né condividiamo informazioni personali e non ti discrimineremo per l’esercizio dei tuoi diritti.

Turchia (KVKK): ai sensi dell’articolo 11 della Legge n. 6698 puoi sapere se i tuoi dati sono trattati, chiedere informazioni, rettifica o cancellazione e opporti ai risultati del trattamento automatizzato.

Per esercitare i tuoi diritti scrivi a hello@hostliopro.com. Per chiudere l’account consulta Elimina il tuo account.

10. Cookie e archiviazione del browser

Il pannello usa cookie e archiviazione essenziali per mantenere la sessione. Il sito salva la lingua scelta e la prima origine di marketing nell’archiviazione locale del browser. Non usiamo cookie pubblicitari. Se aggiungeremo strumenti di analisi, aggiorneremo prima questa informativa.

11. WhatsApp e messaggi con gli ospiti

Hostlio Pro si collega alla piattaforma WhatsApp Business e alle caselle OTA per inviare e ricevere i messaggi degli ospiti per conto degli hotel. I numeri di telefono degli ospiti sono usati solo per comunicare sul soggiorno. Gli ospiti possono smettere di ricevere messaggi chiedendolo all’hotel.

12. Minori

Hostlio Pro è un servizio per aziende e non è rivolto a minori di 16 anni.

13. Modifiche

Pubblicheremo le modifiche in questa pagina aggiornando la data. Le modifiche rilevanti saranno comunicate ai clienti anche via email o nel pannello.

14. Contatti

• Email: hello@hostliopro.com
• Indirizzo: Loti Members LLC, 2108 N ST STE N, Sacramento, CA 95816