Rooming list: cos'è e come gestirla in hotel (2026)
In breve: la rooming list è l'elenco degli ospiti di una prenotazione di gruppo con la camera assegnata a ciascuno. La invia l'agenzia, il tour operator o l'organizzatore dell'evento, di solito entro una data concordata nel contratto (cut-off o release). Contiene nomi, tipologia di camera, chi dorme con chi, date di arrivo e partenza, trattamento, chi paga cosa e richieste speciali. In Italia serve anche per la comunicazione su Alloggiati Web: per i gruppi guidati basta il documento del capogruppo, ma ogni membro va comunque registrato.
Guida informativa, non consulenza legale. Fonti normative e di settore consultate il 16 ottobre 2026; i termini contrattuali (cut-off, release, penali) dipendono dal tuo contratto.
Rooming list: significato
Letteralmente "lista delle camere". Nei contratti per gruppi è il documento con cui l'organizzatore comunica all'hotel chi occuperà ciascuna camera del blocco. Finché la rooming list non arriva, l'hotel conosce solo il numero e il tipo di camere opzionate; con la rooming list le camere diventano prenotazioni nominative.
Cosa contiene
- nome e cognome di ogni ospite e chi divide la camera con chi;
- tipologia di camera (singola, doppia, twin, tripla) ed eventuali camere comunicanti;
- date di arrivo e partenza, anche diverse per alcuni partecipanti;
- trattamento (solo pernottamento, B&B, mezza pensione);
- istruzioni di addebito: cosa paga l'agenzia (conto master) e cosa paga l'ospite (extra);
- richieste speciali: letti, allergie e diete, accessibilità;
- contatti del capogruppo o dell'accompagnatore.
Un modello di rooming list
| Camera | Tipologia | Ospiti | Arrivo | Partenza | Trattamento | Addebito | Note |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Doppia | Rossi Mario, Rossi Anna | 12/05 | 15/05 | B&B | Agenzia | Letto matrimoniale |
| 2 | Twin | Bianchi Luca, Verdi Paolo | 12/05 | 15/05 | B&B | Agenzia | Celiaco (Verdi) |
| 3 | Singola | Neri Giulia (capogruppo) | 12/05 | 15/05 | B&B | Extra a carico ospite | Piano basso |
| 4 | Singola | Autista | 12/05 | 15/05 | B&B | Agenzia | Esente imposta? Verifica regolamento |
Conviene mandare all'organizzatore un modello già pronto, con le stesse colonne del tuo gestionale: riduci errori di copiatura e nomi scritti in modo diverso.
Chi la invia e quando: allotment, release e cut-off
Nei contratti di gruppo l'hotel blocca un certo numero di camere (allotment). Il contratto fissa una data entro cui l'organizzatore deve inviare la rooming list: le camere non nominate entro quella data tornano in vendita. Una clausola tipica dice che tutte le prenotazioni vanno fatte tramite rooming list entro la data di cut-off e che la parte di allotment non coperta viene automaticamente rilasciata all'hotel. I giorni di release, le penali e la percentuale di camere che il gruppo può cancellare senza costi (attrition) variano da contratto a contratto: scrivili sempre in modo esplicito.
Rooming list e Alloggiati Web
L'articolo 109 del TULPS impone di alloggiare solo ospiti con un documento valido e di comunicarne i dati alla Questura tramite Alloggiati Web. Per i gruppi il D.M. 7 gennaio 2013 prevede una semplificazione: "Per i gruppi guidati è sufficiente la compilazione da parte del capogruppo, che indicherà l'elenco degli altri componenti del gruppo."
| Tipo alloggiato | Codice | Dati richiesti |
|---|---|---|
| Capo gruppo | 18 | Dati anagrafici completi e documento d'identità (tipo, numero, luogo di rilascio); deve essere maggiorenne |
| Membro gruppo | 20 | Cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza; nessun dato del documento |
| Capo famiglia / Familiare | 17 / 19 | Stessa logica per i nuclei familiari |
| Ospite singolo | 16 | Dati completi e documento |
Nel file di invio le righe dei membri devono seguire subito quella del capogruppo, con la stessa data di arrivo. Attenzione: la semplificazione vale per i gruppi guidati. Ogni ospite deve comunque avere un documento valido, che l'hotel è tenuto a verificare. Per questo la rooming list dovrebbe includere data e luogo di nascita e cittadinanza di tutti i partecipanti: senza questi dati non puoi inviare le schedine.
Imposta di soggiorno per i gruppi
Molti comuni prevedono esenzioni per autisti e accompagnatori. A Roma, per esempio, sono esenti gli autisti di pullman e un accompagnatore turistico ogni 25 partecipanti per i gruppi organizzati da agenzie, previa dichiarazione sostitutiva. Le regole cambiano da comune a comune: controlla il regolamento del tuo. Ne parliamo nella guida all'imposta di soggiorno.
Gli errori più comuni
- Rooming list in ritardo: fissa il cut-off nel contratto e ricordalo all'organizzatore una settimana prima.
- Cambi di nome dell'ultimo minuto: chiedi che arrivino per iscritto e aggiorna subito le prenotazioni.
- No-show nel gruppo: definisci nel contratto se la prima notte è garantita.
- Doppio inserimento: se una parte del gruppo prenota anche da OTA, rischi l'overbooking. Leggi come evitare l'overbooking.
- Dati mancanti per la Questura: senza data e luogo di nascita dei membri non puoi completare Alloggiati Web in tempo.
Gestire la rooming list con un gestionale
Con un gestionale ogni camera della rooming list diventa una prenotazione nel calendario: vedi subito quali camere sono bloccate, quali sono ancora libere e quali puoi rimettere in vendita dopo il release. In Hostlio Pro inserisci le camere del gruppo nel calendario prenotazioni e il channel manager aggiorna la disponibilità sulle OTA, così le camere del gruppo non vengono vendute due volte. Hostlio Pro non ha ancora una funzione dedicata per importare la rooming list da Excel: le camere si inseriscono una per una.
Fonti
Fonti consultate il 16 ottobre 2026.
- Gazzetta Ufficiale: D.M. Interno 7 gennaio 2013
- Alloggiati Web: D.M. 7 gennaio 2013 (PDF)
- Polizia di Stato: manuale Alloggiati Web per le strutture
- Normattiva: TULPS (R.D. 773/1931), art. 109
- Roma Capitale: regolamento sul contributo di soggiorno (Del. A.C. 34/2024)
- Law Insider: rooming list (clausole contrattuali)
- Mews: la lista delle camere d'albergo
- AltexSoft: rooming list (glossario)
